Khởi đầu một doanh nghiệp không chỉ là chuyện ý tưởng hay sản phẩm. Đôi khi, thành công đến từ việc bạn có một văn phòng được chuẩn bị chỉn chu, đầy đủ thiết bị và vật dụng cần thiết. Việc này giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, giữ mọi thứ trơn tru ngay từ ngày đầu tiên. Nếu bạn đang chuẩn bị mở văn phòng, dưới đây Fudatek sẽ hướng dẫn từng bước để bạn không sót món nào.
Bước 1: Trang Bị Những Thiết Bị Cốt Lõi Cho Công Việc Hằng Ngày
✔ Máy tính để bàn hoặc laptop: Bạn không cần dàn máy xịn nhất, nhưng phải đủ mạnh để xử lý công việc văn phòng. Chọn thiết bị phù hợp với đặc thù công việc của từng vị trí.
✔ Máy in đa chức năng: Một chiếc máy in có thể in, scan, photocopy sẽ giúp bạn xử lý mọi thứ chỉ với một thiết bị. Các dòng như Canon G4010, HP OfficeJet Pro là lựa chọn phổ biến.
✔ Máy hủy giấy: Bảo mật không chỉ là dữ liệu trên máy tính. Những giấy tờ in ra cũng có thể chứa thông tin nhạy cảm. Một chiếc máy hủy giấy cỡ vừa sẽ giải quyết vấn đề này.
✔ Thiết bị mạng (modem, router Wi-Fi): Hãy đảm bảo kết nối mạng luôn ổn định, đặc biệt nếu bạn dùng các công cụ làm việc online như Google Workspace, Zoom hay phần mềm quản lý dự án.
Bước 2: Bổ Sung Những Thiết Bị Hỗ Trợ Khác
✔ Điện thoại bàn hoặc hệ thống tổng đài: Dù làm việc online nhiều, điện thoại bàn vẫn hữu ích, đặc biệt khi cần gọi nội bộ hoặc trao đổi với khách hàng.
✔ Máy chiếu hoặc màn hình trình chiếu: Dùng để họp nhóm, trình bày dự án hoặc đào tạo nội bộ. Không cần loại cao cấp, chỉ cần đủ rõ nét và dễ dùng.
✔ Máy chấm công: Bạn có thể dùng chấm công bằng vân tay, thẻ từ hoặc các phần mềm có tích hợp nhận diện khuôn mặt.
✔ Camera an ninh: Giúp bạn quản lý không gian làm việc tốt hơn, đặc biệt trong những khu vực chứa tài sản có giá trị hoặc tài liệu quan trọng.
Bước 3: Chuẩn Bị Đầy Đủ Đồ Dùng Văn Phòng Phẩm Cơ Bản
Đây là những món nhỏ, nhưng thiếu một cái là công việc cũng có thể “khựng lại”:
-
Giấy in A4, sổ tay, giấy note
-
Bút bi, bút dạ quang, bút chì
-
Kéo, dao rọc giấy, thước kẻ
-
Bấm kim, ghim giấy, kẹp tài liệu
-
Bìa hồ sơ, kệ tài liệu, hộp đựng giấy tờ
-
Bảng trắng và bút lông (dành cho họp nhóm, brainstorm)
Mẹo: Hãy dự trù số lượng cho ít nhất 2-3 tháng đầu để không phải đặt mua liên tục.
Bước 4: Tạo Một Không Gian Làm Việc Dễ Chịu Cho Nhân Viên
Văn phòng không chỉ là nơi để làm việc, mà còn là nơi truyền cảm hứng. Dưới đây là vài món không bắt buộc, nhưng nên có:
-
Ghế công thái học: Để nhân viên ngồi làm việc thoải mái, hạn chế đau lưng, mỏi cổ.
-
Máy lọc không khí hoặc cây xanh để bàn: Tạo không khí trong lành, giúp tập trung hơn.
-
Tủ lạnh mini & máy pha cà phê: Góc “sạc năng lượng” cho nhân viên sau những giờ làm việc căng thẳng.
Bước 5: Lên Danh Sách Và Dự Toán Chi Phí
Việc lập bảng checklist giúp bạn không bỏ sót bất kỳ thứ gì. Hãy chia thành 3 nhóm:
-
Bắt buộc phải có
-
Nên có
-
Có thì tốt
Sau đó, lên ngân sách và ưu tiên mua trước những thiết bị quan trọng nhất. Đừng ngại dùng bảng Excel hoặc Google Sheet để theo dõi từng món.
Bước 6: Nhờ Sự Tư Vấn Nếu Cần
Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy liên hệ với những đơn vị chuyên cung cấp giải pháp văn phòng như Fudatek. Chúng tôi sẽ giúp bạn:
-
Gợi ý thiết bị phù hợp với mô hình doanh nghiệp
-
Cung cấp trọn gói văn phòng phẩm chất lượng
-
Tư vấn lắp đặt và bảo trì thiết bị lâu dài
Dù văn phòng của bạn là một căn phòng nhỏ hay nguyên một tầng lầu, thì việc chuẩn bị đầy đủ thiết bị và văn phòng phẩm là điều cần thiết. Một khởi đầu chỉn chu sẽ giúp công việc diễn ra mượt mà hơn, nhân viên làm việc hứng khởi hơn, và khách hàng thì cảm thấy tin tưởng hơn.
👉 Hãy bắt đầu bằng những thứ đơn giản và thiết thực nhất – và để Fudatek đồng hành cùng bạn trong từng bước chuẩn bị.
